Mindfulness in azienda: più focus, meno automatismi
Non sprecare le potenzialità rimaste in azienda con una cattiva gestione amministrativa
Nella vita di un’azienda possono insorgere dei momenti di profonda crisi. A volte queste crisi sono irreversibili poiché l’azienda non ha più le risorse per ripartire. Tuttavia, abbiamo incontrato anche situazioni in cui l’azienda in difficoltà ha solo bisogno di un periodo di ristrutturazione per ridiventare competitiva sul mercato. Sono aziende che hanno ancora prodotti validi e una reputazione difendibile, oltre a una sufficiente disponibilità finanziaria, spesso garantita dagli azionisti, vecchi o nuovi che siano.
Il rilancio passa anche da una buona amministrazione del personale e delle finanze
Queste aziende devono mettere un forte accento sulle attività di vendita e quelle legate ai prodotti e servizi, per generare fatturato e margini. Tuttavia, non devono trascurare le attività di back office come l’amministrazione del personale e le attività finanziarie (tra cui la fatturazione e l’incasso). Partiamo da due casi concreti: due aziende che negli scorsi mesi hanno richiesto l’intervento degli specialisti di AFG&partners per risanare il loro settore amministrativo.
Ridare un’amministrazione ad un’azienda che ha perso il personale specialista
La prima azienda sviluppa, produce e distribuisce prodotti per l’agricoltura biologica a livello internazionale. Gravi errori di gestione della dirigenza precedente l’hanno portata sull’orlo del fallimento e molti collaboratori sono partiti. La proprietà, affiancata da nuovi azionisti, ha deciso di finanziare il turn-over. È stato assunto un nuovo direttore vendite, che ha iniziato a rilanciare i prodotti sul mercato europeo. L’azienda però si era “svuotata” talmente da non essere nemmeno in grado di emettere le fatture per le attività ancora in corso e di amministrare le buste paga per i collaboratori rimanenti. Qui siamo intervenuti noi, mettendo da subito a disposizione specialisti in una forma di “inplant” aziendale.
In breve tempo abbiamo trasferito i dati del personale sul nostro sistema salariale e abbiamo potuto garantire i servizi amministrativi minimi per il personale. In parallelo è iniziata la ricostruzione della struttura che era stata talmente trascurata da non essere in grado di presentare resoconti corretti all’AVS e alle compagnie assicurative per la LPP, come pure gestire permessi di lavoro, ecc.
Parallelamente, abbiamo acquisito le competenze tecniche per emettere le fatture, molto personalizzate, con il sistema gestionale aziendale interno, e organizzare l’incasso. Ciò ha dato un po’ di respiro finanziario all’azienda. Con il contabile, anche lui esterno, abbiamo anche impostato un piano finanziario per i mesi seguenti, aggiornandolo mese per mese, in modo da offrire agli azionisti una visione delle probabili necessità di capitale fresco da garantire nella fase di rilancio.
Accompagnare nell’ambito amministrativo, un’azienda in un piano di trasferimento
La seconda azienda appartiene a un gruppo internazionale attivo in un settore che attualmente si trova molto sotto pressione, provocata da cambiamenti tecnologici radicali. Il piano aziendale prevede uno spostamento graduale delle attività produttive in un altro stabilimento.
Ai collaboratori è stato offerto un piano sociale generoso, ma, nonostante ciò, alcune partenze immediate hanno inciso pesantemente sulle capacità amministrative dell’azienda stessa. Su richiesta della Direzione centrale, abbiamo risposto con specialisti che hanno subito preso in mano le attività inerenti salari e aspetti amministrativi del personale. Tutto questo sul sistema salariale interno all’azienda in modo da garantire la continuazione della trasmissione dei dati alla sede centrale.
Con il proseguimento del trasferimento, prevediamo di assumere altri compiti amministrativi, sia del personale, sia finanziari, accompagnando così l’azienda fino al termine del piano di trasferimento e garantendo qualità e supporto ai collaboratori disposti a rimanere e a soddisfare gli ordini dei clienti che continuano ad arrivare.
Gli specialisti esterni come soluzione alla mancanza contingente di risorse amministrative interne
In una situazione aziendale di stabilità, le mancanze impreviste di risorse possono essere spesso compensate con personale proveniente da agenzie interinali. Queste persone sono inserite in azienda sotto la supervisione di un interno e seguono le istruzioni lavorative ricevute. Ma se non ci sono più risorse interne competenti alla supervisione, questo modello non è più praticabile. In queste situazioni diventa necessario attivare un team di specialisti esterni che comprenda personale operativo, ma anche capace di muoversi autonomamente, e consulenti in grado di capire anche le necessità gestionali e organizzative più ampie dell’azienda in cui sono inseriti per un certo periodo.
Gli specialisti esterni come opportunità per focalizzarsi sui propri clienti
Anche in caso di una situazione aziendale stabile, può valere la pena di affidarsi a specialisti amministrativi esterni con competenze gestionali e non solo operative. Questo fa la differenza che rende l’outsourcing un ‘opportunità di migliorare la gestione complessiva dell’azienda e non un semplice risparmio sui costi.
Per informazioni, contattateci direttamente allo 091 840 92 50, oppure scrivete a info@afgpartners.ch
