Mindfulness in azienda: più focus, meno automatismi
Gli Obiettivi dell’Audit Organizzativo
Il nuovo quadro giuridico e i nuovi compiti attribuiti agli Enti pubblici hanno trasformato profondamente il loro lavoro. I mutamenti sociali hanno cambiato la percezione della “cosa pubblica” da parte della cittadinanza, delle aziende e del mercato del lavoro. L’Amministrazione Comunale (AC) di ogni Comune ticinese deve quindi adeguare la propria organizzazione per rispondere a queste nuove sfide nel medio e lungo termine.
Analisi organizzativa dell’Amministrazione Comunale di Manno
Il Municipio di Manno ha voluto verificare se, in vista dei cambi di personale dovuti a pensionamenti, l’attuale organizzazione dell’AC fosse ancora adeguata alle esigenze attuali e future. Inoltre, desiderava avere basi più solide per pianificare meglio le sostituzioni di personale uscente, considerando eventuali possibilità di esternalizzazione. Il Municipio ha chiesto anche se le risorse assegnate ai diversi compiti e uffici fossero ancora attuali o necessitassero di correzioni, sia quantitative (percentuali) che qualitative (competenze). Infine, erano da approfondire altri aspetti come la formazione e l’aggiornamento del personale presente e la logistica degli uffici,
Modalità di Intervento per l’Audit dell’Organizzazione
Analisi Documentale
L’audit è iniziato con l’analisi documentale, esaminando l’organigramma attuale, i mansionari esistenti, i protocolli, il piano dei pensionamenti, il Regolamento Organico dei Dipendenti e alcuni contratti con fornitori esterni, in particolare con la Vedeggio Servizi SA, di cui Manno è comproprietario.
Interviste Strutturate
Parallelamente, sono state condotte interviste strutturate con il personale dirigente e amministrativo, culminando con l’intervista al Segretario comunale, prossimo al pensionamento.
Informazioni da Pratiche e Documenti Pubblici
Sono state raccolte informazioni da pratiche conosciute e documenti pubblicati da altri Enti pubblici in Ticino, identificando opportunità di automazione e digitalizzazione dei processi di lavoro. Per questi compiti abbiamo fatto a capo alle nostre esperienze dirette, sia in ambito di amministrazione comunale sia in ambito di automazione e digitalizzazione di processi di lavoro.
Risultati Principali dell’Audit dell’Organizzazione
Adattamenti dell’Organigramma e dei Mansionari
Sono stati proposti adattamenti dell’organigramma e dei mansionari per suddividere le responsabilità decisionali su più persone e dare più chiarezza alle diverse funzioni. La gestione attuale, sebbene efficace, è troppo “segretario centrica”.
Modello Unico per i Mansionari
È stato presentato un modello unico e semplice per i mansionari, comprendente i principali elementi e contenuti per le funzioni principali. Abbiamo poi proposto i mansionari delle funzioni principali, che sono stati validati con il Segretario comunale.
Scenari di Adattamento
Scenario Interno
In un primo scenario organizzativo, basato suolo su risorse interne all’AC, sono stati proposti ritocchi di percentuali e la creazione del ruolo di Responsabile delle Finanze, attualmente gestito dal Segretario.
Scenario Esterno
In un secondo scenario organizzativo, sono stati suggerite collaborazioni esterne da realizzare in diverse modalità e tempistiche.
Sintesi Finale dell’Audit dell’Organizzazione
Valorizzazione delle Risorse Interne
- I nuovi organigrammi prevedono ruoli più chiari e maggiore responsabilizzazione del personale.
- Il Segretario comunale assumerà un ruolo strategico di coordinamento e leadership, riducendo le attività operative.
Misure di Accompagnamento al Cambiamento
- Formazione e crescita professionale per ridurre le resistenze.
- Formalizzazione di processi e affiancamenti per preservare il know-how.
Esternalizzazione e Automazione Mirata
- Automazione di alcune attività ed eventuali esternalizzazioni per ottimizzare le risorse.
Logistica e Spazi Adeguati
- Casa Porta, sede dell’amministrazione comunale, offre spazio sufficiente per le esigenze attuali e future, senza necessità di ampliamenti.
- L’introduzione di postazioni di lavoro dinamiche migliorerà l’efficienza ed efficacia dell’azione dell’Amministrazione comunale, in particolare della Cancelleria.
Transizione Senza Costi Aggiuntivi
- I cambiamenti proposti sono realizzabili senza aumentare i costi per l’Amministrazione.
Considerazioni Finali dell’Audit Organizzativo
La piena e aperta collaborazione dei dirigenti e dei funzionari è stata decisiva per la buona riuscita dell’audit, che nel suo complesso, è durato 3 mesi. L’audit ha fornito al Municipio di Manno “una base importante per le decisioni future”.
Per informazioni, contattateci direttamente allo 091 840 92 50, oppure scrivete a info@afgpartners.ch
