A3 – l’arma segreta di Toyota?

La Toyota ha sviluppato negli anni una precisa  filosofia per gestire i miglioramenti.

Nella filosofia Toyota il miglioramento non è – come in numerose aziende occidentali – un evento puntuale, eccezionale, dopo il quale tutti possono finalmente tornare al business usuale… Al contrario il miglioramento è CONTINUO, nel vero significato del termine: è componente integrante dell’atteggiamento di ogni collaboratore e quadro, migliorare i processi, i prodotti, ecc. fa parte dei compiti di routine di ogni dipendente dell’azienda.

La capacità di migliorare e di trovare soluzioni robuste ed efficaci è ulteriormente rafforzato dal meccanismo della job rotation, con il quale ogni collaboratore fa diretta esperienza di altri posti di lavoro, altri ruoli, altri settori, altri modi di pensare e di vivere la cultura aziendale. Tutti i nuovi quadri di Toyota devono passare nel primo anno diversi settori aziendali, in una forma di stage. Di conseguenza, la loro mente sarà molto più aperta e pronta a trovare e definire nuove soluzioni di miglioramento, che siano sistemiche, ovvero siano vantaggiose non solo per una posizione o settore, ma bensì per tutta l’azienda nel complesso.

A livello pratico, Toyota ha sviluppato uno strumento estremamente semplice ed efficace per definire e gestire le singole iniziative e idee di miglioramento: il cosiddetto Rapporto A3 (A3 Report).
Il rapporto è un foglio di dimensione A3, nel quale il collaboratore può definire un problema e i passi per risolverlo, oppure un’opportunità di miglioramento e la riflessione per sfruttarla.  I capitoli dello schema sono: situazione iniziale e contesto / analisi dei dati e delle cause / obiettivi / azioni di miglioramento / chi fa cosa entro quando / monitoraggio dell’implementazione

Attenzione: Lo schema A3 è apparentemente semplice e intuitivo: come tale potrebbe essere sottovalutato. Se usato in modo strutturato e sistematico, rappresenta però un efficace strumento di conduzione. Il foglio A3 diventa allora solo “la punta dell’iceberg”, il risultato finale e molto conciso di un grande lavoro di analisi dei problemi e di ricerca di soluzioni.

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