“Da noi adesso è chiaro a tutti come portare avanti un progetto!”

Dovremmo darci un metodo di Project management?

Molte organizzazioni – rendendosi conto della crescente importanza e numero di progetti che si trovano ad affrontare – hanno stabilito che tutti i progetti dovrebbero seguire la metodologia di Project management. A questo scopo si sono dotate di propri manuali interni, che fungono da guida per i capi progetto e i membri dei team di progetto. In pratica, si cerca di impostare una metodica specifica, adattata alle reali esigenze e peculiarità della nostra organizzazione.

È vero che sono soprattutto grandi organizzazioni a dotarsi di questo strumento, ma riteniamo che anche piccole realtà aziendali possano definire delle linee guida per la gestione dei progetti. (un paio di paginette bastano, con gli elementi essenziali). Spesso si sottovaluta il numero di progetti che “abbiamo in casa”. Qualche anno fa una piccola industria farmaceutica svizzera, con meno di 200 collaboratori ha deciso di farne un inventario, e ne ha contatti circa 220 di ogni dimensione e tipo (più di un progetto a collaboratore, in media!). Provate anche voi e probabilmente il risultato vi sorprenderà.

Quali sono i vantaggi attesi da una metodica interna e personalizzata per il Project Management?

• Migliora l’efficacia e l’efficienza dei progetti
• facilita il controllo da parte della Direzione o della funzione di Controlling
• facilita la comunicazione e collaborazione fra colleghi e fra settori aziendali
• Raccoglie le conoscenze e le esperienze di molti specialisti e sopravvive alla loro eventuale uscita dall’organizzazione (è quindi uno strumento di knowledge management)

Se decidete di creare un manuale simile, ecco un paio di suggerimenti dalla pratica:

KEEP IT SIMPLE! Questa è la regola d’oro (non solo nel Project Management, usatela ovunque e la gente vi amerà!). Testo snello e chiaro, poche regole essenziali, lasciate il massimo di libertà di manovra e di decisione al capo progetto, definite solo il “corridoio metodologico” entro il quale il progetto dovrà svilupparsi

Considerate il triage iniziale (ovvero una distinzione iniziale fra progetti semplici e complessi): per progetti semplici esigete un minimo di formalizzazione, per esempio nella forma del Piano di azione su una pagina. Solo i progetti complessi dovrebbero seguire la metodica completa. Abbiamo seguito questo approccio in un progetto con un’importante azienda del ramo elettrico.

Mettete a disposizione dei capi progetto dei semplici tool che permettono di risparmiare tempo ed energie, per es. un software per disegnare il diagramma di Gantt, oppure uno schema per l’analisi dei rischi o per redigere il piano di comunicazione.

Prevedete la necessaria formazione dei capi progetto, ma anche dei decisori nei ruoli di management: non c’è niente di più frustrante per un capo progetto competente dell’avere a che fare con superiori incompetenti!

Per maggiori informazioni contattateci direttamente al 091 840 92 50, oppure scrivete a info@afgpartners.ch