LEAN: Non dimenticare gli sprechi nascosti

Da diversi anni si parla molto di approcci Lean management, che sono ormai adottati anche in Ticino da organizzazione di ogni tipo (industrie, ospedali, enti cantonali, ecc.). Lean significa “snello”, e infatti questi metodi mirano a “snellire” i flussi di lavoro, eliminando gli sprechi e riducendo così drasticamente i tempi di passaggio.

I metodi lean si concentrano soprattutto sui processi operativi, che sia la produzione di una componente elettronica o il disbrigo di una pratica edilizia in un Comune o di una operazione al ginocchio in un ospedale. Negli ultimi anni, la nostra esperienza sul campo ci ha però mostrato che è utile considerare anche sprechi più nascosti e difficilmente rilevabili con gli strumenti tradizionali. Tre esempi significativi:

• la marea di e-mail che ogni giorno è in agguato nei nostri computer (e che oggi possiamo leggere anche in viaggio, a casa e al ristorante: che fortuna!!!): pochissime aziende misurano il flusso di e-mail e il tempo investito in questo canale di comunicazione. E pochi fanno qualcosa per arginare la marea, o per gestirla in modo più efficace… In una nostra analisi qualche anno fa abbiamo notato che un manager impiegava 2-3 ore ogni giorno per la lettura e redazione di e-mail.
• le riunioni: non tutte le riunioni sono necessarie, alcune vengono tenute per abitudine. Molte riunioni poi si svolgono in modo poco efficiente: mal preparata e comunicata, partecipanti non preparati, tempi non rispettati, interventi logorroici non gestiti dal moderatore, interventi non in linea con i temi della riunione, ecc. E ogni ora persa si moltiplica ovviamente per il numero dei partecipanti…
• le interruzioni, sovente rappresentate da telefonate e colleghi che ci chiedono qualcosa. Oggi è dimostrato che dopo ogni interruzione sono necessari parecchi minuti per ritrovare la concentrazione e riprendere il flusso di lavoro. Inoltre aumenta notevolmente il rischio di errori.

Tutte queste inefficienze possono “cubare” facilmente, ma non appaiono in nessuna contabilità!

Cosa possiamo fare per ridurre questi sprechi e rendere le nostre organizzazioni più efficienti? Contattateci direttamente al 091 840 92 50, oppure scrivete a info@afgpartners.ch