Digitalizzazione nelle Amministrazioni Comunali
Ottimizzare i processi di lavoro sta quindi alla base della filosofia LEAN, che dal Giappone, in pochi decenni, ha conquistato tutto il mondo. Come prima cosa, l’approccio Lean va alla ricerca degli sprechi e delle inefficienze nei processi lavorativi, ovvero di quelle attività che non danno nessun valore aggiunto per il cliente o utente, e che fanno perdere tempo anche ai collaboratori, generando spesso malcontento, malintesi e stress.
Il ruolo centrale della Direzione
La Direzione generale deve essere del tutto consapevole del significato della direzione “snella” e fortemente impegnata in tale direzione. È il solito “big-bang”, senza il quale niente può accadere: se la Direzione delega la responsabilità del progetto ad un quadro intermedio, ci sono delle forti possibilità che il progetto produca solo miglioramento marginale od addirittura fittizio.
La Direzione deve:
– conoscere i principi base di Lean Management e le sue conseguenze;
– capire che è necessario che le persone (tutte) siano fortemente coinvolte nel progetto;
– non confondere l’esercizio Lean con un taglio del personale. NON è questo!
– capire che il progetto Lean, per funzionare, deve essere pilotato dall’alto in tutte le sue fasi.
In sostanza, la filosofia Lean funziona solo se essa penetra in profondità la cultura aziendale, se le persone ne sono realmente convinte: e ciò è una sfida che solo un impegno chiaro e senza compromessi della Direzione può vincere.
Non dimenticare gli sprechi nascosti
Negli ultimi anni, la nostra esperienza sul campo ci ha mostrato che è utile considerare anche sprechi più nascosti, non direttamente legati a un processo e difficilmente rilevabili con gli strumenti tradizionali. Due esempi significativi:
- la marea di e-mail che ogni giorno è in agguato nei nostri computer (e che oggi possiamo leggere anche in viaggio, a casa e al ristorante: che fortuna!!!), pochissime aziende misurano il flusso di e-mail e il tempo investito in questo canale di comunicazione. E pochi fanno qualcosa per arginare la marea, o per gestirla in modo più efficace…
- le riunioni: quante ore investite in riunioni? E i vostri collaboratori? Tutte queste riunioni sono giustificate? E se sì: vengono preparate e gestite in modo efficiente? In poco tempo si arriva a decisioni concrete?
…ma noi non siamo un’industria!
È importante segnalare che la filosofia e gli strumenti del Lean Management si possono applicare con grande efficacia anche nel settore dei servizi (sia privati che pubblici). Banche, compagnie aeree, studi di ingegneria, laboratori, assicurazioni, ospedali, uffici dell’amministrazione pubblica possono approfittare di questi approcci.
Per esempio, molti ospedali anche in Svizzera hanno introdotto la filosofia LEAN, ovviamente adattata alla specifica realtà di un ospedale, con interessanti risultati. Anche molti uffici dell’Amministrazione federale stanno muovendosi in questa direzione, per essere più veloci nel rispondere alle esigenze degli utenti e per contenere i costi.
Anche nel mondo “non industriale”, i risultati di un progetto Lean ben impostato e guidato saranno processi più snelli e veloci, meno ridondanze, una migliore comunicazione, meno tensioni e conflitti fra personale di reparti diversi. In altre parole: fare di più con meno!
AFG&partners accompagna da dieci anni aziende private e pubbliche nel ripensamento e ottimizzazione dei processi in ottica Lean. Saremo lieti di discutere con voi un possibile programma di miglioramento, personalizzato sulla base delle vostre reali esigenze.
Per informazioni, contattateci direttamente allo 091 840 92 50, oppure scrivete a info@afgpartners.ch
