Cosa devo sapere per gestire bene le finanze della mia Piccola Impresa?

Sono un piccolo imprenditore e voglio gestire meglio l’andamento finanziario della mia azienda e di conseguenza avere meno timori di stare perdendo soldi o di finire con i conti correnti vuoti. Cosa posso fare per essere più informato sulla situazione delle mie finanze, essere più sereno e uscire meglio dalla crisi Covid-19?

Negli articoli precedenti abbiamo descritto le domande che un piccolo imprenditore deve porsi e il metodo di gestione Basic>>Leadership che aiuta oltre 600 piccoli imprenditori nella Svizzera tedesca. Nel metodo Basic>>Leadership il primo passo è quello di definire un budget, un preventivo annuale di costi e ricavi, tenendo conto di eventuali stagionalità. Ma il metodo funziona mese per mese solo se dispongo di alcuni dati finanziari fondamentali generati dall’attività della mia piccola azienda.

I dati finanziari fondamentali per la gestione delle finanze aziendali con il metodo Basic>>Leadership

I dati finanziari fondamentali per la gestione mese per mese delle finanze aziendali per una Piccola Impresa sono:

• Fatture emesse o incassi
• Costi del personale (compresi gli oneri sociali a carico del datore di lavoro)
• Eventuali costi imprevisti che accadono in un mese specifico

Fatture emesse o incassi

Almeno mensilmente l’imprenditore di una Piccola Impresa deve disporre dell’elenco delle fatture emesse o dall’insieme degli incassi. Questo presuppone un passo che per alcuni piccoli imprenditori può già creare grosse difficoltà, un po’ paradossalmente: l’emissione regolare delle fatture! Raccogliere i bollettini di lavoro e le fatture del materiale per emettere le proprie fatture è un’attività faticosa, specialmente dopo una lunga giornata o settimana di lavoro. Se poi non si dispone di una buona banca dati per l’anagrafica dei clienti, ecco che l’emissione delle fatture diventa ancora più impegnativa. Usare Basic>>Leadership rende ancora più evidente la necessità di una buona gestione dei propri processi di fatturazione come prima garanzia della continuità della propria impresa. Come gestire questo processo? Si può partire con tabelle Excel in cui inserire i dati principali dei diversi clienti, ma bisogna avere un po’ di dimestichezza con questo strumento. In alternativa si può pensare a un programma di gestione clienti (CRM) per Piccole Imprese. Grazie alle nuove tecnologie Internet (cloud, accessi securizzati, ecc.) sono diventati abbordabili finanziariamente anche per le Piccole Imprese.

Salari lordi e oneri sociali a carico del datore di lavoro

Il secondo gruppo importanti di dati sono tutti quelli che concernono i costi del personale. La maggior fetta dei costi del personale (e delle relative uscite dal conto corrente…) sono composti dal salario e dagli oneri a carico del datore di lavoro.  Per calcolare i salari e gli oneri, come sopra, il primo passo potrebbe essere usare tabelle Excel. Quando poi l’azienda cresce, potrebbe diventare necessario usare un programma gestionale per i salari, facendo attenzione nella scelta alle particolarità della legislazione svizzera e, se necessario, alla specificità del calcolo delle imposte alla fonte di frontalieri italiani.

Con il metodo Basic>>Leadership bisogna inserire mese per mese questi dati, per calcolare l’andamento mensile di questa, spesso rilevante, fonte di costi per la piccola impresa.

Costi fissi non preventivati

Il terzo gruppo di costi comprende quelli fissi (affitti, abbonamenti, trasporti, pubblicità, ecc.) che sì sono stati considerati nel budget, ma potrebbero essere soggetti a “imprevisti”. Per esempio, decido di avviare in settembre una campagna di marketing su Facebook, che non avevo previsto all’inizio dell’anno. Nel metodo Basic>>Leadership devo solo aggiungere questi imprevisti nei mesi che accadono.

Portafoglio ordini

In un prossimo articolo, torneremo sull’utilità di gestire un portafoglio ordini (o mandati) per i settori economici che hanno questa modalità di lavoro con i clienti (artigiani, studi professionali come avvocati o consulenti, piccole industrie, studi tecnici, ecc.).

Avere mensilmente i dati su fatture emesse, costi del personale e aggiunte ai costi fissi è il minimo per una gestione di una Piccola Impresa. Poter integrare questi dati in un sistema che mi offre il quadro completo dell’andamento della mia azienda è il passo decisivo per avere sotto controllo i margini (e quindi i guadagni) e la liquidità per far prosperare la mia Piccola Azienda. Il sistema di cui parliamo è parte del metodo di gestione aziendale Basic>>Leadership che è stato scelto da oltre 600 Piccole Imprese in Svizzera tedesca e che ora è disponibile anche in italiano.

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